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Sistema de gestión y despacho documental (DMS)

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Motivación

Los costos de la documentación

1. Documentos:

La documentación toma hasta el 60% del tiempo de trabajo en las oficinas y llega a costar hasta el 45% de los costos totales.

El 85% de todos los documentos archivados no se usarán nunca mas.

El 50% de todos los documentos son duplicados.

El 60% de todos los documentos son obsoletos.

Dependiendo del tipo de organización, un trabajador promedio usará

entre 50% y 80% de su tiempo de trabajo buscando información!

2. Back Up:

Si una empresa pierde sus datos, es la probabilidad de que quede inmediatamente inoperativa -comercialmente- de 50%.

90% de las empresas que perdieron datos tendrán que suspender sus actividades comerciales dentro de un lapso de 2 años.

Los costos de salvar datos perdidos son en promedio de 19 días de trabajo.

3. Papel:

Mas del 75% de las empresas hoy en dia administran sus datos con papel.

Las informaciones en papel tienen que ser copiadas muchas veces y la distribución necesita una cantidad considerable de trabajo.

Documentos en papel necesitan asimismo mucho mas tiempo para los recorridos que los documentos electr&aoacute;nicos.

Analistas estiman que una empresa común gasta aproximadamente 6% de sus costos anuales imprimiendo documentos. Por consiguiente tienen que trabajar estas organizaciones 16 días de cada año exclusivamente para el uso de papel.  

 
Porqué conviene usar un sistema de gestión de documentos (DMS) 

Ventajas y desventajas de un DMS (Dokument Management System; Sistemas de gestión y despacho documental)


Ventajas de un DMS

  1. Acceder a los documentos es muy fácil. En pocos segundos tiene usted su documento
  2. Con un DMS se ahorra tiempo de archivación, de transporte y de disposición de documentos
  3. El despacho de documentos es digital (sin papel), rápido y confiable
  4. Se ahorra espacio físico; usted no necesita cuartos grandes con estanterías y miles de hojas de papel
  5. No se pierden documentos (usando un sistema de back up)
  6. No existen documentos erróneamente archivados ("erróneo" no es aplicable)
  7. Documentos que se enviaron a una dirección equivocada se pueden enviar enseguida a la dirección correcta
  8. Se pueden buscar documentos según cualquier tipo de término, también usando combinaciones
  9. Reducción de los costos de fotocopiado interno (por ejemplo si se despacha un documento a varios recipientes)
  10. El trabajo paralelo en documentos permite la gestión paralela
  11. Se pueden hacer back up de árboles completos de directorios
  12. Borrado automático de documentos cuando se acabe el ciclo de vida del documento
  13. Mejora la relación con los clientes
  14. Reducción de errores al automatizar los procesos


Desventajas de un DMS

  1. Cuesta dinero, pero usted puede ahorrar más dinero que el que le cuesta el sistema
  2. Se necesita corriente eléctrica: Sin electricidad no se ven los documentos
  3. Si usted ha archivado sus documentos solamente en un lugar y el plato duro se destruye, usted pierde todos los datos. Es importante el replicar los datos en diferentes medios
  4. Si usted usa un sistemas de gestión y despacho documental inadecuado, necesitará administradores, especialistas en computación, consultores, jefes de proyectos, ... (= mucho dinero)
  5. Si usted usa un sistemas de gestión y despacho documental inadecuado, sus empleados necesitarán muchos cursos de entrenamiento y al final seguirán sin comprender para que se necesita al sistema.


Con un sistema de gestión y despacho documental apropiado ahorra usted tiempo y dinero y su empresa será eficiente.  

 
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El manual para Toshiko ha sido escrito y es continuamente actualizado por Tsubame Solutions for Teaching - Materiales de Aprendizaje

Bearbeitet: TST - Sept. 2014
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